Dokumentacja i wdrożenie RODO dopasowane do organizacji

Zakres może obejmować opis procesów, rejestry, klauzule informacyjne, zasady dostępu, ocenę relacji z dostawcami, retencję, analizę ryzyka oraz procedury postępowania z naruszeniami i żądaniami osób.

Nie każdy podmiot potrzebuje identycznego zestawu dokumentów. Sprawdzamy, które rozwiązania mają zastosowanie i kto będzie korzystał z nich w praktyce.

Zakres dokumentów wynika z działalności organizacji. Może obejmować zasady ochrony danych, rejestry przetwarzania, klauzule informacyjne, wzory upoważnień, umowy powierzenia, zasady retencji oraz postępowanie z żądaniami osób i naruszeniami.

Przy aktualizacji sprawdzamy, które dokumenty pozostają przydatne, które wymagają korekty i gdzie występują braki. Omawiamy sposób stosowania przygotowanych materiałów z osobami odpowiedzialnymi za dany obszar.

Dokumentację można prowadzić w plikach albo w RODOdesk — naszej aplikacji, w której rejestry, oceny ryzyka, upoważnienia i powierzenia są ze sobą powiązane i eksportują się do gotowych dokumentów.

Przygotowanie formularzy jest częścią pracy. Ustalamy również odpowiedzialność za ich używanie, aktualizowanie i przechowywanie. W zależności od zakresu pomagamy przeszkolić pracowników oraz zaplanować przeglądy.

Szkolenia dopasowujemy do roli pracowników i rodzajów danych wykorzystywanych w organizacji. Omawiamy praktyczne sytuacje, zgłaszanie zdarzeń i stosowanie wewnętrznych zasad. Szkolenia mogą być realizowane w uzgodnionej formie, także z wykorzystaniem platformy e-learningowej.

Konsultacje mogą dotyczyć wybranego procesu, dokumentu, nowego narzędzia lub sposobu współpracy z kontrahentem. Zakres wsparcia określamy przed rozpoczęciem zadania.

Pomagamy zebrać informacje o zdarzeniu, przeanalizować ryzyko dla osób i przygotować dokumentację dalszych działań. Wspieramy ocenę obowiązków zgłoszeniowych oraz opracowanie potrzebnych zawiadomień. Pomoc przy kontroli obejmuje uzgodniony zakres analizy dokumentacji i wyjaśnień.

Możemy przeanalizować istniejące materiały i wskazać, co zachować, poprawić lub uzupełnić. Nie ma potrzeby zastępowania wszystkich dokumentów tylko dlatego, że zmienia się osoba prowadząca obsługę.

Jeżeli nie znasz skali potrzeb, rozpocznij od audytu RODO. Jeśli zakres jest określony, opisz dokumenty lub procesy wymagające wsparcia. Przy potrzebie bieżącej pomocy sprawdź outsourcing IOD i stałą obsługę RODO.