Szukając zewnętrznego inspektora ochrony danych, łatwo porównać miesięczne kwoty. Trudniej sprawdzić, czy za podobną ceną kryje się podobny zakres pracy.
Przed wyborem oferty warto ustalić, kto będzie wykonywał zadania, jak wygląda kontakt i które prace są rozliczane osobno.
W tym poradniku:
Pełnienie funkcji IOD a obsługa RODO
Pełnienie funkcji IOD wiąże się z określoną rolą doradczą i monitorującą. Stała obsługa RODO może obejmować również inne zadania, np. przygotowanie dokumentacji. Nie należy traktować tych pojęć jako zawsze identycznych.
W umowie warto rozdzielić funkcję inspektora, prace wdrożeniowe i zadania pozostające po stronie organizacji. Przy łączeniu obowiązków trzeba uwzględnić niezależność IOD i możliwość konfliktu interesów.
Co sprawdzić w ofercie
Zapytaj o osobę prowadzącą obsługę, plan przeglądów, sposób zgłaszania spraw i zakres szkoleń. Ustal, jak rozliczane są większe projekty oraz pomoc przy naruszeniach i kontroli.
Sformułowanie „pełna obsługa” jest niewystarczające, jeśli nie wiadomo, co obejmuje. Warto sprawdzić również, kto koordynuje zbieranie informacji po stronie organizacji i w jaki sposób kierownictwo otrzymuje zalecenia.
Co wpływa na koszt
Na pracochłonność wpływają liczba procesów i lokalizacji, rodzaj danych, stan dokumentacji oraz częstotliwość zmian. Znaczenie ma także organizacja współpracy: dostępność osób kontaktowych i jakość przekazywanych informacji.
Dlatego porównanie samych cen bez porównania zakresu może prowadzić do błędnego wyboru. Niska cena nie przesądza o jakości, ale wymaga zrozumienia, jakie zadania faktycznie obejmuje.
O co zapytać przed podpisaniem umowy
Warto ustalić:
- jakie zadania są wykonywane regularnie;
- jakie rezultaty i informacje otrzymuje kierownictwo;
- które prace wymagają osobnej wyceny;
- jak wygląda przekazanie dokumentacji przy zakończeniu współpracy;
- czy i jak uzgodniono dostępność oraz obsługę spraw pilnych.
Nie zakładaj automatycznie, że abonament oznacza dostępność całodobową lub nielimitowane prace wdrożeniowe. Takie warunki powinny wynikać z oferty i umowy.
Jak rozpocząć rozmowę o obsłudze
Przygotuj krótki opis organizacji, listę najważniejszych potrzeb i informację o aktualnej dokumentacji. Jeżeli potrzebujesz zewnętrznego IOD albo wsparcia obecnego inspektora, ResData pomoże ustalić odpowiedni zakres współpracy.
Źródło dotyczące funkcji inspektora: UODO — weryfikacja przestrzegania przepisów dotyczących IOD.
Zastanawiasz się, jaki zakres stałej obsługi RODO byłby odpowiedni dla Twojej organizacji? Opisz krótko działalność i to, czego potrzebujesz — zaproponujemy sposób współpracy.
Autor: ResData — ochrona danych osobowych i bezpieczeństwo informacji.
