Outsourcing IOD — zewnętrzny inspektor ochrony danych
Potrzebujesz inspektora ochrony danych, który zna procesy Twojej organizacji i pomaga w bieżących sprawach? ResData oferuje outsourcing IOD oraz stałe doradztwo RODO dla firm i instytucji.
Wspieramy ochronę danych podczas codziennej pracy: przy ocenie dokumentów, zmianach organizacyjnych, współpracy z dostawcami i analizie zgłoszeń. Zakres obsługi ustalamy tak, aby było jasne, jakie zadania realizujemy i jak organizacja zgłasza swoje potrzeby.
Działamy z Rzeszowa. Obsługujemy organizacje z Podkarpacia i innych regionów Polski, łącząc współpracę zdalną ze spotkaniami ustalonymi w ramach zlecenia.
Czym jest outsourcing IOD?
Outsourcing IOD polega na korzystaniu z zewnętrznego inspektora ochrony danych na podstawie umowy. Inspektor doradza, monitoruje przestrzeganie przepisów i jest włączany w sprawy ochrony danych.
To rozwiązanie dla organizacji, które potrzebują pełnienia tej funkcji bez zatrudniania własnego specjalisty na etacie. Współpraca wymaga jednak dostępu do informacji o procesach i zaangażowania osób po stronie organizacji.
Wybierz właściwą formę współpracy
Pełnienie funkcji inspektora ochrony danych
Jeżeli organizacja wyznacza IOD, uzgadniamy warunki wykonywania tej funkcji, dostęp do informacji i zasady kontaktu. Zakres zadań inspektora wynika z jego roli, a sposób współpracy dopasowujemy do działalności organizacji.
Do zadań inspektora należy również współpraca z organem nadzorczym oraz pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla tego organu w sprawach związanych z przetwarzaniem danych. Uzgodniony zakres obsługi nie wyłącza obowiązków wynikających z pełnienia tej funkcji.
IOD zachowuje niezależność i nie zastępuje administratora w podejmowaniu decyzji o przetwarzaniu danych.
Stałe doradztwo RODO
Jeżeli potrzebujesz bieżącej pomocy, ale nie zlecasz funkcji IOD, możesz skorzystać ze stałego doradztwa. Ustalamy zakres konsultacji, przeglądów oraz prac nad dokumentacją i procesami.
Wsparcie obecnego IOD
Pomagamy również organizacjom, które mają własnego inspektora, ale potrzebują wsparcia w wybranych zadaniach. Może ono dotyczyć przeglądu dokumentacji, analizy konkretnego procesu lub szkolenia zespołu.
W jakich sprawach pomagamy?
Bieżące pytania i nowe procesy
Analizujemy zagadnienia pojawiające się przy zmianie systemów, wprowadzaniu usług, współpracy z kontrahentami i organizacji pracy. Pomagamy ustalić, jakie kwestie ochrony danych uwzględnić przed podjęciem decyzji.
Dokumentacja i umowy
Przeglądamy klauzule, formularze, rejestry i postanowienia umów. Pomagamy ocenić role stron oraz potrzebę uregulowania powierzenia lub udostępniania danych. Przygotowanie większego zakresu dokumentacji uzgadniamy jako określone zadanie wdrożeniowe.
Monitorowanie i zalecenia
Planujemy uzgodnione przeglądy, przedstawiamy ustalenia i wskazujemy działania wymagające rozważenia. Pomagamy uporządkować informacje dla kierownictwa oraz ustalić sposób sprawdzania realizacji zaleceń.
Naruszenia i żądania osób
Wspieramy analizę zgłoszonych zdarzeń, ustalanie okoliczności i przygotowanie dalszych działań. Pomagamy również przy ocenie żądań dotyczących danych osobowych i przygotowaniu odpowiedzi.
Analiza ryzyka i ocena skutków
Pomagamy uporządkować ocenę ryzyka oraz potrzebę przeprowadzenia oceny skutków dla ochrony danych. Zakres doradztwa i udział w poszczególnych pracach ustalamy z uwzględnieniem roli IOD.
Szkolenia i przygotowanie pracowników
Wyjaśniamy zasady na przykładach związanych z pracą uczestników. Program, formę i zakres szkolenia ustalamy przed realizacją.
Zakres abonamentu, prace dodatkowe i sposób obsługi spraw pilnych określamy w ofercie oraz umowie. Nie każda z wymienionych czynności wchodzi automatycznie do każdego wariantu współpracy.
Jak rozpoczynamy współpracę?
1. Poznajemy organizację
Rozmawiamy o działalności, procesach, dokumentacji i aktualnych potrzebach. Ustalamy, czy potrzebne jest pełnienie funkcji IOD, doradztwo czy pomoc obecnemu inspektorowi.
2. Określamy zakres i zasady kontaktu
Uzgadniamy zadania, udział osób po stronie organizacji, sposób przekazywania informacji oraz wycenę. Jeżeli potrzebny jest szerszy przegląd stanu obecnego, opisujemy go odrębnie.
3. Porządkujemy priorytety
Na podstawie dostępnych informacji wskazujemy obszary wymagające uwagi i planujemy prace. Materiały wykorzystujemy w takim zakresie, w jakim odpowiadają rzeczywistemu sposobowi działania.
4. Prowadzimy bieżącą współpracę
Omawiamy zgłaszane sprawy, realizujemy ustalony plan i reagujemy na zmiany w organizacji. Zakres prac aktualizujemy, gdy pojawiają się nowe potrzeby.
Kto odpowiada za merytoryczny obszar obsługi?
Za merytoryczny obszar działalności ResData odpowiada Karol Franus — prawnik zajmujący się ochroną danych osobowych i bezpieczeństwem informacji. Jego praca obejmuje audyty, dokumentację, doradztwo i wsparcie organizacji w codziennych zadaniach związanych z ochroną informacji.
Współpracę opieramy na poznaniu procesów i jasnym ustaleniu zakresu pomocy. Zobacz więcej o ResData i Karolu Franusie.
RODOdesk jako wsparcie codziennej pracy
Współpracę z ResData może wspierać RODOdesk — aplikacja do prowadzenia dokumentacji i zadań związanych z ochroną danych.
Pomaga porządkować informacje i prace, które w przeciwnym razie mogą pozostać rozproszone w plikach oraz korespondencji. Sposób wykorzystania aplikacji ustalamy w ramach współpracy. Narzędzie nie zastępuje analizy procesu ani decyzji organizacji.
Ile kosztuje outsourcing IOD?
Cena zależy od zakresu współpracy i nakładu pracy potrzebnego do obsługi organizacji. Przy wycenie uwzględniamy przede wszystkim:
- rodzaj działalności i przetwarzanych danych;
- liczbę oraz złożoność procesów;
- liczbę lokalizacji;
- stan dokumentacji;
- oczekiwany zakres przeglądów, konsultacji i szkoleń;
- sposób kontaktu i udział w pracach na miejscu.
Rozdzielamy bieżącą obsługę od większych prac porządkujących lub wdrożeniowych. Dzięki temu wiesz, co obejmuje uzgodnione wynagrodzenie, a co wymaga dodatkowych ustaleń.
Najczęstsze pytania
Czy każda firma musi mieć IOD?
Nie. Obowiązek wymaga oceny konkretnej sytuacji. Sama liczba pracowników nie rozstrzyga o konieczności wyznaczenia inspektora. Jeśli nie potrzebujesz tej funkcji, możesz skorzystać z doradztwa RODO.
Czy zewnętrzny IOD przejmuje odpowiedzialność za RODO?
Nie. IOD wspiera organizację w ramach swojej funkcji. Odpowiedzialność administratora za przetwarzanie danych nie przechodzi na inspektora przez samo zawarcie umowy.
Czy można rozpocząć współpracę, jeśli mamy już dokumentację?
Tak. Najpierw poznajemy istniejące materiały i sposób ich stosowania. Nie zakładamy konieczności zastąpienia całej dokumentacji nowym zestawem.
Czy stała obsługa obejmuje wdrożenie RODO od początku?
Nie automatycznie. Jeżeli potrzebne są większe prace, ustalamy ich zakres osobno. Zobacz przygotowanie dokumentacji i wdrożenie RODO.
Czy współpraca może odbywać się zdalnie?
Tak, w zakresie pozwalającym na rzetelną realizację zadań. Jeżeli potrzebne są spotkania lub przegląd na miejscu, określamy to w warunkach współpracy.
Czy można zmienić dotychczasowego IOD?
Można przygotować zmianę organizacji obsługi. Warto zaplanować przekazanie dokumentacji, spraw w toku i informacji kontaktowych oraz wykonanie wymaganych formalności. Zakres pomocy przy przejściu ustalamy indywidualnie.
Czy pomagacie przy naruszeniu ochrony danych?
Tak, w uzgodnionym zakresie. Zasady zgłaszania spraw pilnych ustalamy na początku współpracy. Nie należy czekać ze zgłoszeniem podejrzanego zdarzenia na zaplanowany okresowy przegląd.
Porozmawiajmy o obsłudze Twojej organizacji
Napisz, czym zajmuje się organizacja, czy ma obecnie IOD oraz jakiego wsparcia potrzebuje. Pomocna będzie informacja o liczbie lokalizacji i stanie dokumentacji.
Nie przesyłaj w pierwszym formularzu danych pacjentów, pracowników ani poufnych dokumentów. Jeśli będą potrzebne do analizy, uzgodnimy sposób ich przekazania.