RODOdesk — aplikacja do prowadzenia dokumentacji RODO
Dokumentacja ochrony danych prowadzona w jednym systemie zamiast w plikach rozsianych po dyskach. Rejestry, oceny ryzyka, upoważnienia, powierzenia, incydenty i wnioski osób — powiązane ze sobą i gotowe do wyeksportowania. Aplikację udostępniamy klientom jako uzupełnienie stałej obsługi.
Czym jest RODOdesk
RODOdesk to aplikacja internetowa, w której organizacja prowadzi całą dokumentację ochrony danych osobowych. Rejestr czynności, oceny skutków, upoważnienia, umowy powierzenia, incydenty i wnioski osób są tu ze sobą powiązane — dane raz wprowadzone podstawiają się w kolejnych dokumentach, zamiast być przepisywane z pliku do pliku.
Aplikacja obsługuje wiele organizacji równocześnie, z rozdzieleniem danych: każdy podmiot widzi wyłącznie własną dokumentację. Na pulpicie znajduje się orientacyjny wskaźnik zgodności, który pokazuje, w których obszarach dokumentacja jest jeszcze niekompletna.
Moduły aplikacji
Poniżej zakres, który RODOdesk obejmuje. Nie każda organizacja korzysta ze wszystkich modułów — dobieramy je do tego, czym zajmuje się dany podmiot i w jakiej występuje roli.
Rejestr czynności przetwarzania
Ewidencja procesów przetwarzania wymagana art. 30 ust. 1 RODO: cel, podstawa prawna, kategorie danych i osób, odbiorcy, okres retencji, środki bezpieczeństwa i właściciel procesu. Rejestr można zaimportować z Excela lub Worda, przeszukiwać, sortować i wyeksportować do CSV.
Rejestr kategorii czynności
Rejestr dla roli podmiotu przetwarzającego, zgodnie z art. 30 ust. 2 RODO, wraz z listą podprocesorów. Eksport dokumentu oraz pliku CSV.
Ocena skutków (DPIA)
Dwa etapy: test progowy przy każdej czynności, a gdy wypadnie pozytywnie — pełna ankieta z opisem przetwarzania, oceną niezbędności i proporcjonalności, ryzykami oraz środkami minimalizującymi. Poziom ryzyka wyliczany automatycznie.
Analiza ryzyka bezpieczeństwa informacji
Aktywa, katalog zagrożeń i środki bezpieczeństwa oraz formularz oceny ryzyka z automatycznym scoringiem. Skale prawdopodobieństwa, skutku i skuteczności według metodyki EROD, pulpit z wykresem i generowanie raportu.
Upoważnienia do przetwarzania
Macierz uprawnień w trybie ogólnym, szczegółowym albo według zakresu czynności. Generowanie dokumentu upoważnienia, ewidencja osób upoważnionych z importem i statusem podpisania oraz kontrola powtórzonych numerów.
Powierzenie przetwarzania
Ewidencja podmiotów przetwarzających i ankieta oceny dostawcy. Generowanie umów powierzenia z załącznikami — kategoriami danych i osób, środkami bezpieczeństwa i listą podprocesorów — wersjonowanie umów, eksport do DOCX i CSV.
Incydenty i naruszenia
Ankieta analizy incydentu z automatyczną oceną ryzyka naruszenia praw, generowanie zgłoszenia do Prezesa UODO i powiadomienia osób, których dane dotyczą, oraz rejestr naruszeń wymagany art. 33 ust. 5 RODO.
Wnioski osób i udostępnienia
Obsługa żądań dostępu, sprostowania, usunięcia i pozostałych praw, z kalkulatorem terminów ustawowych oraz eksportem pojedynczym i zbiorczym. Osobno rejestr udostępnień innym podmiotom z checklistą oceny zasadności.
Zgody, klauzule i test PUI
Generator klauzul informacyjnych z art. 13 i 14 RODO oraz zgód na przetwarzanie, z importem istniejących klauzul z plików .doc i .docx i eksportem do DOCX. Do tego test równowagi interesów dla podstawy z art. 6 ust. 1 lit. f, uzupełniany danymi z rejestru czynności.
Audyty i asystent IOD
Checklisty audytowe oraz zdalny formularz dla osób odpowiedzialnych w działach — wypełniany przez token, bez zakładania konta. Raporty poaudytowe i plany kontroli z eksportem do DOCX.
Zadania i automatyzacje
Menedżer zadań z przypisaną osobą i terminem. Zadania powstają automatycznie z incydentów, ocen skutków i wniosków osób, więc ustalenia nie giną po zamknięciu sprawy.
Dokumenty, struktura i historia zmian
Repozytorium plików organizacji z wersjonowaniem i globalnymi wzorami dokumentów, słowniki działów, stanowisk i systemów informatycznych oraz log zdarzeń przy kluczowych obiektach — kto i kiedy dokonał zmiany.
Najważniejsze zalety
- Jedno miejsce zamiast kilkunastu plików — rejestr czynności, oceny ryzyka, umowy i incydenty są powiązane, a nie prowadzone osobno w Wordzie i Excelu.
- Start od tego, co już masz — rejestr czynności i ewidencję osób upoważnionych można zaimportować z Excela i Worda, a istniejące klauzule z plików .doc i .docx.
- Dokumenty gotowe do okazania — upoważnienia, umowy powierzenia, zgłoszenia do UODO, raporty poaudytowe i plany kontroli powstają jako pliki DOCX, rejestry eksportują się do CSV.
- Terminy pod kontrolą — kalkulator terminów ustawowych przy wnioskach osób oraz ankieta incydentu prowadząca wprost do zgłoszenia organowi nadzorczemu.
- Ocena ryzyka bez arkusza kalkulacyjnego — automatyczny scoring i skale według metodyki EROD, z wykresem na pulpicie i gotowym raportem.
- Praca rozdzielona między ludzi — zadania z przypisaną osobą i terminem, tworzone automatycznie z incydentów, ocen skutków i wniosków osób.
- Audyt bez zakładania kont — osoby odpowiedzialne w działach wypełniają formularz przez token, bez logowania do systemu.
- Wiadomo, kto co zmienił — log zdarzeń przy kluczowych obiektach pokazuje autora i datę każdej zmiany.
- Rozdzielone dane organizacji — aplikacja obsługuje wiele podmiotów, a każdy widzi wyłącznie własną dokumentację.
Porozmawiajmy o Twojej organizacji
W celu poznania szczegółowej oferty zapraszamy do działu Kontakt.