Wielu właścicieli małych firm w Rzeszowie i okolicach zakłada, że RODO dotyczy wyłącznie dużych korporacji i urzędów. To błędne przekonanie — przepisy o ochronie danych osobowych obowiązują każdą organizację przetwarzającą dane osobowe, niezależnie od jej wielkości. Jednoosobowa działalność gospodarcza, mały sklep czy lokalny gabinet też muszą spełniać te wymogi.
W tym poradniku:
Czy RODO dotyczy mojej firmy?
Jeśli Twoja firma przechowuje dane klientów (imię, nazwisko, adres, e-mail, numer telefonu), dane pracowników lub współpracowników, albo prowadzi marketing e-mailowy — przetwarzasz dane osobowe i podlegasz przepisom RODO. Skala firmy wpływa na zakres obowiązków, ale nie zwalnia z nich całkowicie.
Najczęstsze obowiązki małego przedsiębiorcy
Podstawowa dokumentacja. Nawet mała firma powinna mieć spisane zasady przetwarzania danych — kto ma do nich dostęp, jak są zabezpieczone i jak długo są przechowywane.
Klauzule informacyjne. Sprawdź, czy osoby, których dane zbierasz, otrzymują wymagane informacje o przetwarzaniu. Sposób i moment przekazania informacji dopasuj do procesu; nie każda umowa lub kolejny kontakt wymaga powtarzania tej samej klauzuli.
Relacje z dostawcami. Ustal, czy dostawca przetwarza dane w Twoim imieniu, czy działa jako odrębny administrator. Umowa powierzenia jest potrzebna przy powierzeniu przetwarzania; sam fakt współpracy z zewnętrzną firmą nie przesądza o jej zawarciu.
Podstawowe zabezpieczenia. Zabezpieczenia dobierz do rodzaju danych, sposobu pracy i ryzyka. Sprawdź uprawnienia użytkowników, ochronę kont, przechowywanie dokumentacji i możliwość odtworzenia potrzebnych danych. Same spisane zasady nie wystarczą — trzeba je stosować i okresowo sprawdzać.
Od czego zacząć
Zacznij od ustalenia, jakie dane przetwarzasz, w jakim celu, w jakich systemach i komu je przekazujesz. Następnie oceń braki i zaplanuj działania według ryzyka. Czas prac zależy od procesów, stanu dokumentacji oraz dostępności osób, które mogą wyjaśnić sposób działania firmy.
Wsparcie lokalnie, na Podkarpaciu
ResData wspiera małe firmy w całej Polsce, przede wszystkim na Podkarpaciu i Lubelszczyźnie, we wdrażaniu RODO — od pierwszej diagnozy, przez dokumentację, po szkolenie zespołu. Rozmawiamy zrozumiałym językiem, bez zbędnego prawniczego żargonu, i dopasowujemy zakres pracy do realnej skali działalności.
Sprawdź, jak wygląda wdrożenie RODO w Rzeszowie i na Podkarpaciu, albo napisz do nas, opisując krótko swoją działalność.
Autor: ResData — ochrona danych osobowych i bezpieczeństwo informacji.
